Se stai organizzando un evento di yoga e vuoi essere sicuro che tutto vada per il meglio, non dimenticarti di redigere la check-list, ossia la lista di voci da controllare e spuntare per verificare che una determinata serie di operazioni sia stata eseguita correttamente. La check-list è uno strumento fondamentale per i meeting planner, gli organizzatori di eventi, una vera alleata in fase pre-evento. È vero di mestiere fai altro, ma prendere a prestito strumenti di altre professioni non fa che bene. Vediamo insieme in cosa consiste una check-list dell’organizzatore di un evento di yoga.

Come scrivere la check-list

Avere metodo è tutto per chi organizza un evento di yoga, che sia un corso, un workshop, un festival. Quindi la tua check-list deve essere chiara e completa. Nel redigerla devi ricordarti proprio tutto. Alla fine serve per questo, ricordartene ora per non scordartene dopo.

Sì, ok, ma come si fa? Il segreto è quello di ragionare in senso logico e scrivere una vera e propria scaletta di tutto ciò che devi fare per organizzare il tuo evento. Il resto, credici, è in discesa: ti basterà seguire la lista e, man mano, spuntare le voci.

Abbiamo scritto senso logico ma è meglio dire in senso “cronologico”: è importante che tu scriva le attività da compiere in ordine di priorità. Ognuno ha il proprio metodo: c’è chi scrive tutto e poi ordina le cose da fare dalla prima all’ultima e chi, invece, preferisce scriverle già in ordine cronologico. Sta a te decidere, a seconda di come sei abituato.

Un esempio di check-list

Ogni tipologia di evento necessita di una check-list diversa. E ogni evento di yoga fa a sé, la lista delle cose da fare cambia a seconda che si tratti di un festival, di un workshop, di una vacanza yoga, di un corso residenziale o altro. Ti diamo giusto un esempio di una check-list generica, da modificare e integrare a secondo del caso specifico.

  • Individuare la location (se in un centro yoga, in una struttura ricettiva, etc)
  • Chiedere il preventivo alla location (nel caso l’evento preveda anche pernottamenti bisogna chiedere informazioni anche per questo aspetto)
  • Scrivere il testo per l’evento
  • Promuovere l’evento
  • Preparare eventuali materiali da distribuire ai partecipanti
  • Raccogliere le adesioni
  • Verificare i servizi tecnici (se necessari)
  • Inviare promemoria ai partecipanti
  • Verificare il meteo nel caso di un evento all’aperto
  • Sul posto, verificare il set-up
  • Verificare lo staff (se previsto)
  • Post evento: chiedere feedback e referenze

Controlla la check-list

Può sembrare un gioco di parole, ma fare un check della check-list è più che necessario. Dopo aver scritto il tuo elenco, verificalo punto per punto, ti servirà sia a capire se la sequenza cronologica regge, sia per controllare di non aver dimenticato nulla.

Non avere fretta

Per i meeting planner compilare la check-list è un’operazione molto importante, a cui dedicano il tempo necessario. Quindi non avere fretta, ricordati che è meglio ricordarsi per bene tutte le cose da fare prima di farle, che dimenticarne qualcuna strada facendo.

E dopo l’evento?

Hai fatto caso all’ultima voce della check-list che abbiamo dato come esempio? Abbiamo scritto: chiedere feedback e referenze. Si tratta di una voce importantissima per i tuoi eventi futuri: ricordati sempre di chiedere sia un feedback di come è andato l’evento (sono sempre ben accette anche le critiche se servono a migliorare l’evento e il modo di porsi coi praticanti), sia le referenze (utilissime da “spendere” per la promozione dei tuoi prossimi eventi). A fine evento puoi anche distribuire una sorta di “questionario”: basta anche solo una domanda per capire come è andata e come i tuoi allievi/praticanti si sono trovati. E non dimenticarti di ringraziare. Un grazie fa sempre bene, e si ricorda.

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Daniela Stasi

Scrivo per mestiere. Sono giornalista professionista ed esperta in metodologie biografiche e autobiografiche. Mi occupo di comunicazione aziendale (ufficio stampa, brand journalism, corporate storytelling, biografie e storie d'impresa) e di facebook content marketing. Con grande gioia conduco laboratori di scrittura autobiografica. Il mio incubo? Rimanere senza parole...